Phần III: Lộ trình triển khai chuyển đổi số

Bước 8: Triển khai phần mềm công nghệ

Giai đoạn 1: Sau khi đã chọn được công nhệ, bước tiếp theo bạn sẽ thiết lập hệ thống công nghệ đó vào doanh nghiệp của mình. Dựa vào sự vận hành hiện có của doanh nghiệp, đội ngũ tiên phong sẽ thiết lập những dữ liệu thực tế lên trên phần mềm, đội ngũ tiên phong là những người hiểu và áp dụng phần mềm trước tiên, do đó đây là những người tham gia vào quá trình thiết lập hệ thống.

Giai đoạn 2: Triển khai với phòng ban và đội ngũ tiên phong. Sau khi đã nắm chắc về sản phẩm và cách ứng dụng, những người của nhóm tiên phong sẽ trực tiếp triển khai lại cho phòng ban của mình để nhân rộng tần suất ứng dụng phần mềm.

Giai đoạn 3: Áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp sau khoảng một tháng khi doanh nghiệp đã tìm ra những định hướng đúng đắn trong việc triển khai phần mềm cũng là lúc doanh nghiệp áp dụng phần mềm cho toàn bộ nhân sự. Thông thường cần từ 3 đến 6 tháng để mọi người có thể vận hành phần mềm một cách trơn chu. Trong thời gian này, bên cạnh các bước triển khai cơ bản, bạn cần đầu tư vào việc truyền thông nội bộ, ban hành quy định việc sử dụng văn bản và đặc biệt cần có các chế tài khen thưởng cho các cá nhân đóng góp trong quá trình số hóa của doanh nghiệp.

Bước 9: Tổ chức họp và đánh giá định kỳ

Khó khăn lớn nhất của việc chuyển đổi số đó là việc thay đổi một thói quen làm việc đã gắn liền với mỗi người từ rất lâu, những thói quen mới dù tốt nếu không được đầu tư đủ thời gian và nguồn lực sẽ dễ dàng bị trôi vào quên lãng. Việc tổ chức các cuộc họp định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp nắm được các vấn đều khi sử dụng phần mềm để có hướng xử lý phù hợp và đặc biệt nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuyển đổi số cũng như là chuyển đổi cách thức làm việc trong doanh nghiệp.

Một số tips trong quá trình tổ chức các hoạt động đình kỳ:

-Họp 2 tuần/ lần, đặc biệt trong thời kỳ đầu để doanh nghiệp nắm được các vấn đề trong quá trình triển khai phần mềm. Nếu công ty không thể tập trung đông đủ, bạn có thể tổ chức theo phòng ban và đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm đối với từng phòng ban.

-Khảo sát nhân sự về hiệu quả của phần mềm với công việc của họ.

-Có sự trao đổi và hợp tác với chuyên gia về phần mềm để có thể tự đánh giá và cải tiến tối ưu hóa trong quá trình triển khai phần mềm.

Bước 10: Đánh giá và tối ưu hóa bộ máy của doanh nghiệp

Sau mỗi một khoảng thời gian nhất định, bạn cần có những cuộc họp và báo cáo về kết quả triển khai phần mềm để bạn có thể nắm rõ một số thông tin như: Giá trị mà phần mềm mang lại cho doanh nghiệp; Kết quả làm việc của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp; Các vướng mắc khó khăn của doanh nghiệp từ dữ liệu của phần mềm chỉ ra.

Đây như là một bước thanh lọc, bạn đánh giá phần mềm này liệu có phù hợp và có mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp của mình hay không, hoặc bạn có thể đánh giá được nhân viên của bạn có đang làm tốt, có đang chịu học hỏi và chịu thay đổi hay không và đánh giá được những quy trình công việc trong công ty của bạn đã đầy đủ và tối ưu hay chưa. Từ những đánh giá này, bạn sẽ đưa ra các quyết định phù hợp.

Phần IV: Một số nguyên nhân thất bại trong quá trình chuyển đổi số

Thứ nhất: Doanh nghiệp không thực sự đầu tư nhân lực trong quá trình chuyển đổi. Lưu ý rằng phần mềm chỉ là công cụ, không giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thực sự, bạn vẫn cần đưa ra đường hướng đúng đắn và vận dụng số liệu từ phần mềm một cách linh hoạt để đưa ra các quyết định sáng suốt cho doanh nghiệp của mình.

Thứ hai: Lãnh đạo không quyết liệt trong quá trình chuyển đổi số. Một trong những nguyên nhân dẫn đến không thành công là do lãnh đạo thỏa hiệp với nhân viên của mình, việc thay đổi có thể khiến nhân viên của mình không vừa ý, tuy nhiên việc lựa chọn chuyển đổi số để bứt phá hay lựa chọn mối quan hệ giữa bạn và nhân viên sẽ là điểm tiên quyết để dẫn đến thành bại trong quá trình chuyển đổi số này.

Thứ ba: Không loại bỏ hết các thủ tuc, giấy tờ của doanh nghiệp. Việc có quá nhiều tủ tục rườm rà sẽ làm cho nhân viên của bạn nản chí và không có thời gian để tập trung áp dụng những điều mới vào công việc.

Thứ tư: Kết quả của nhân viên không được ghi nhận trên phần mềm. Nếu như bạn không xem xét đánh giá nhân viên dựa trên những thông tin trên phần mềm thì nhân viên sẽ hoàn toàn không có động lực để sử dụng phần mềm đó. Thêm vào đó, Ban lãnh đạo cũng không thể đánh giá khách quan về hiệu quả công việc của nhân viên do đó rất dễ dẫn đến sai sót.

Cuối cùng là sai lầm khi nghĩ rằng phần mềm có thay thế được con người. Phần mềm không thể thay thế được con người, nó chỉ là công cụ để hỗ trợ con người có thể hoàn thành và quản lý công việc một cách tốt hơn.

Có thành công hay không phụ thuộc vào cách thức và thái độ sử dụng của từng cá nhân trong doanh nghiệp. Phần mêm chỉ là công cụ cung cấp dữ liệu, còn việc sử dụng dữ liệu đó như thế nào phụ thuộc vào chủ doanh nghiệp và các thành viên trong doanh nghiệp đó.

Chúng ta có thể thấy chuyển đổi số là một phương pháp của hiện tại, là một con đường mà doanh nghiệp phải đi qua để tạo ra lợi thế cạnh tranh, để tạo ra lợi thế cho chính doanh nghiệp của mình.

Ban chỉ đạo chuyển đổi số.